Asistente de Contractos y Subvenciones

Grade: E

Job ID: 13-7730

Location: GT

# of Positions : 1

Center/Office: CLM - General

Posted Date: 2014-09-08

Project/Program: None Specified

Application Due Date: None

Overall Responsibilities

El/la Asistente de Contratos y Subvenciones es responsable de apoyar al Gerente de Finanzas y Operaciones en todos los aspectos relacionados con contratación de consultores y la adjudicación de subvenciones que otorgará el proyecto en los países de Centroamérica.

Specific Responsibilities

1. Tendrá a su cargo y hará todos los esfuerzos necesarios para elaborar y redactar contratos de alta calidad.  Se espera que esta asistente requiera de una supervisión mínima para gestionar ante su supervisor y ante el personal de sede de MSH la elaboración de contratos y otorgamiento de Subvenciones de acuerdo a los procedimientos establecidos.
2. Recibe de la Directora y Sub Directora  de Proyecto los términos de referencia aprobados para el trámite de contratos de consultoría, apoya el llenado de justificaciones para selección que se hagan necesarios con base en la información recibida de las representantes de país o de la Coordinación del Proyecto.
3. Recibe del consultor (a) seleccionado todos los documentos necesarios para tramitar la aprobación de la consultoría.  Apoya en caso de ser necesario a los consultores, para el llenado correcto de todos los documentos, ejemplo el 1420 u otros que se hagan necesarios. Asegura la recepción y el orden en todos lo comprobantes que entregue el consultor para el establecimiento de su tarifa.   
4. Hace los trámites necesarios para lograr la aprobación de la tarifa del consultor y da seguimiento a la aprobación correspondiente.
5. Mantiene comunicación con la Coordinación del Proyecto y con las Representantes de Pais y los consultores, sobre el proceso de contratación.
6. Reúne todos los productos de la consultoría y tramita la revisión y autorización técnica correspondiente.   Gestiona los pagos y las liquidaciones del consultor que fue contratado.
7. Apoya a la Coordinación del Proyecto con los trámites para la competición, publicación (en diarios locales, página web o list server) y para documentar la sección del consultor o de la organización que recibirá la subvención o los fondos autorizados por el proyecto.
8. Gestiona el correcto llenado de todos los formatos que se hagan necesarios por parte de la organización que recibirá la subvención, y mantiene archivo de todos los procesos de contratación y/o adjudicación.
9. Gestiona entre su supervisor directo y la organización  y/o consultor, la solución ante cualquier duda o requerimiento de quienes están realizando la consultoría o ejecutando la subvención otorgada por el proyecto. 
10. Tendrá a su cargo la gestión, el seguimiento y la consecución de resultados positivos de todos los contratos y los procesos que están bajo su responsabilidad hasta que la documentación/los contratos sean aprobados por MSH y se consiga la no objeción por parte de la Oficial de Contratos de USAID y/o la Directora de Programa, según se requiera en cada caso.
11. Asimismo, brindará seguimiento administrativo proactivo con el fin de garantizar que el desempeño de los contratos sea razonable, que los productos se entreguen a tiempo, que se pague a los contratistas y que los contratos se concluyan debidamente, conforme a lo acordado en los mismos.
12. El Empleado es responsable de mantener actualizada la base de datos de los contratos y de elaborar cualquier informe y la documentación que requiera USAID o MSH.
13. Apoyará cualquier otra solicitud en aspectos administrativos y financieros que requiera su supervisor inmediato.

Qualifications

1.    Secretaria bilingüe, de preferencia con licenciatura en Administración de Empresas o un área relacionada de experiencia relevante equivalente.

2.    Al menos tres años de experiencia comprobada relevante en gestión y/o trámite de contratos en una ONG internacional o experiencia similar en proyecto de USAID.

3.    Amabilidad, orientación y compromiso con el servicio al cliente.

4.    Habilidad para trabajar bajo presión e identificar y resolver las limitaciones operativas a tiempo, trabajar en un ambiente de equipo.

5.    Capacidad para manejar simultáneamente múltiples tareas, establecer prioridades y trabajar de forma independiente.

6.    Excelentes habilidades de comunicación interpersonal y capacidad para interactuar profesionalmente con personal, clientes y consultores culturalmente diversos.

7.    Capacidad demostrada para comunicarse de manera clara y concisa en español.

8.     Es requisito el manejo avanzado del inglés.

9.     Es esencial un alto nivel de competencia en el manejo de Microsoft Word y Excel.

10. Disponibilidad inmediata.

11. Demostrada orientación de cultura de servicio al cliente.

Notes

Management Sciences for Health es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades en el empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, orientación sexual, edad, origen nacionalidad, ciudadanía, discapacidad física o mental, o condición de veterano de la Era de Vietnam o discapacitados de las Fuerzas Armadas de los Estados Unidos.

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